Comment configurer Claude pour qu’il comprenne réellement votre activité

Vous utilisez Claude pour rédiger un email client. Le ton est trop formel.

Vous lui expliquez que vous préférez des phrases courtes et directes. La réponse suivante est meilleure.

Deux jours plus tard, dans une nouvelle conversation, le style redevient générique. Vous répétez votre activité, votre offre, votre cible et vos préférences.

À force, vous avez l’impression de former un nouveau collaborateur chaque matin.

Le problème ne se résout pas avec un prompt encore plus spectaculaire. Il faut séparer ce qui est permanent, ce qui appartient au projet et ce qui concerne la tâche actuelle.

Ce qu’il faut retenir

• Claude ne connaît que le contexte disponible au moment de la demande.
• Les règles permanentes, les documents de projet et le brief ponctuel jouent des rôles différents.
• Un bon contexte contient des décisions utiles, pas toute l’histoire de votre entreprise.
• Les exemples réels permettent de définir un style plus précisément que des adjectifs.
• Les informations sensibles doivent être minimisées, anonymisées et partagées uniquement lorsque c’est nécessaire.

Pourquoi l’IA « oublie » votre activité

Une conversation n’est pas automatiquement une base documentaire fiable.

Selon l’outil et sa configuration, certaines préférences peuvent être conservées, d’autres non. Un projet peut contenir des fichiers que la conversation suivante n’utilise pas de la même manière. Un long échange peut aussi diluer une consigne ancienne.

La bonne question n’est pas : « comment faire pour que Claude sache tout ? »

Demandez plutôt :

Quelle information doit être disponible pour prendre correctement cette décision ?

Vous réduirez à la fois les oublis, le bruit et les risques de confidentialité.

Les trois niveaux de contexte

Niveau 1 — Le socle permanent

Il contient les règles qui changent rarement :

• votre activité et votre rôle ;
• votre audience principale ;
• vos principes de ton ;
• vos préférences de format ;
• les comportements interdits ;
• vos règles de confidentialité ;
• la manière de traiter une information manquante.

Ce socle doit rester court. Il ne contient ni détail client ni campagne temporaire.

Niveau 2 — Le dossier de projet

Il rassemble les informations propres à un travail :

• objectif et périmètre ;
• état actuel ;
• décisions prises ;
• sources autorisées ;
• exemples ;
• contraintes techniques ou éditoriales ;
• tâches et questions ouvertes ;
• historique synthétique des changements.

Un projet de site, une stratégie de contenu et une mission client ont chacun leur dossier.

Niveau 3 — Le brief de la tâche

Il précise la demande actuelle :

• ce qu’il faut produire ;
• pour qui ;
• à partir de quelles entrées ;
• avec quelles contraintes ;
• selon quels critères ;
• sous quel format.

Le brief ne doit pas recopier tout le projet. Il pointe vers les éléments permanents et ajoute la situation du jour.

Le socle permanent en huit rubriques

1. Votre rôle

Je suis architecte IA et Product Builder. J’accompagne des indépendants et des organisations dans la conception de systèmes utiles et contrôlables.

Restez factuel. Une liste de titres grandiloquents n’aide pas l’IA à décider.

2. Votre audience

Décrivez sa situation, son niveau et ses principales contraintes.

Je m’adresse principalement à des freelances en transition qui maîtrisent encore peu la vente et veulent utiliser l’IA dans une activité réelle.

3. Votre proposition de valeur

Expliquez le changement que vous cherchez à produire, sans liste d’outils.

4. Votre ton

Donnez des règles observables : longueur des phrases, niveau de jargon, tutoiement ou vouvoiement, place des exemples et structure.

5. Vos anti-règles

Listez les comportements que vous refusez : promesses absolues, faux chiffres, phrases creuses, ton agressif ou invention d’un témoignage.

6. Votre manière de décider

Lorsque plusieurs options sont possibles, compare-les selon l’impact, le coût, la maintenance et le risque. Recommande une option au lieu de rester neutre.

7. Votre gestion de l’incertitude

Distingue les faits, les hypothèses et les informations manquantes. N’invente jamais pour compléter un trou.

8. Votre format de livraison

Indiquez vos formats habituels : réponse courte, fichier réutilisable, checklist, tableau ou plan d’action.

Les documents essentiels d’un projet

Vous n’avez pas besoin d’un wiki complet. Cinq documents courts suffisent souvent.

Le brief

Il définit la cible, le problème, l’objectif, le périmètre, les contraintes et les critères de réussite.

L’état actuel

Il indique ce qui existe, ce qui fonctionne, ce qui manque et la prochaine étape. Mettez-le à jour après une livraison importante.

Le journal des décisions

Pour chaque décision structurante : date, choix, raison et conséquence.

18 août — conserver un seul CTA sur la page d’accueil afin de mesurer les demandes de diagnostic.

Ce journal empêche l’IA de rouvrir continuellement des arbitrages déjà terminés.

Les exemples

Conservez deux ou trois bons exemples et, si utile, un mauvais exemple annoté. Expliquez ce qui doit être reproduit ou évité.

La checklist de contrôle

Elle transforme vos attentes en points vérifiables avant livraison.

Pourquoi les exemples valent mieux que « professionnel et humain »

Les adjectifs sont interprétables.

« Chaleureux » peut produire un texte enthousiaste rempli d’émojis. « Expert » peut créer un ton académique et distant.

Un exemple réel montre :

• la longueur ;
• le rythme ;
• le vocabulaire ;
• la façon d’ouvrir et de conclure ;
• le niveau de nuance ;
• la place des preuves.

Annotez l’exemple :

À reproduire : ouverture par une situation vécue, phrases courtes, méthode concrète. À éviter : reprendre le nom du client ou les chiffres du cas dans un autre contexte.

Un exemple n’est pas une autorisation de copier des faits.

Le modèle de contexte permanent

# MON ACTIVITÉ
Rôle : {{rôle}}
Audience principale : {{audience}}
Résultat que j’aide à obtenir : {{résultat}}

# MA FAÇON DE COMMUNIQUER
Ton : {{règles_observables}}
Structure préférée : {{structure}}
Bons exemples : {{références_et_annotations}}

# MES RÈGLES DE DÉCISION
- privilégier {{priorité}}
- comparer les options selon {{critères}}
- recommander une option lorsque {{condition}}

# GARDE-FOUS
- ne jamais inventer un fait, chiffre, client ou résultat ;
- distinguer fait, hypothèse et information manquante ;
- signaler toute contradiction ;
- demander avant toute action externe ou irréversible ;
- minimiser les données personnelles et confidentielles.

# LIVRAISON
Pour une création réutilisable : {{format}}
Pour une réponse courte : {{format}}
Avant de livrer : vérifier {{critères}}

Relisez ce socle chaque mois. Supprimez les règles obsolètes et les préférences qui n’influencent aucune sortie.

La routine au début d’une tâche

Avant de demander une production importante :

1. indiquez le projet concerné ;
2. nommez les sources fiables ;
3. fournissez la dernière version de l’état actuel ;
4. décrivez le livrable du jour ;
5. demandez à Claude de relever les informations manquantes ;
6. définissez le contrôle final.

Cette routine prend quelques minutes et réduit les longues boucles de correction.

Exemple : préparer une relance commerciale

Sans contexte :

Rédige une relance pour ce prospect.

Avec contexte utile :

Cette relance concerne un prospect rencontré il y a huit jours. Il a confirmé le problème mais n’a pas encore impliqué la responsable opérationnelle. Mon objectif est de proposer un échange à trois, pas de pousser une décision. Utilise mon exemple de message court. Ne suppose pas qu’il a lu la proposition. Si une information manque, laisse un emplacement à valider.

Le deuxième brief fournit la situation, l’étape commerciale, l’objectif, la référence et la limite.

Protéger les données en donnant du contexte

Plus de contexte ne signifie pas plus de données brutes.

Avant de partager une information, demandez :

• est-elle nécessaire à la tâche ?
• peut-elle être anonymisée ou résumée ?
• contient-elle des données personnelles, contractuelles ou stratégiques ?
• l’outil et l’espace utilisés sont-ils autorisés pour ce type de donnée ?
• qui pourra accéder au projet ou au résultat ?

Remplacez les noms par des rôles, retirez les coordonnées et limitez les extraits. Ne placez jamais une clé API dans un prompt ou un document de contexte.

Le dossier de projet doit contenir le minimum utile, pas une copie complète du système d’information du client.

Les erreurs fréquentes

Écrire une autobiographie

Claude n’a pas besoin de tout savoir. Conservez uniquement les informations qui changent une décision ou une sortie.

Mélanger plusieurs clients

Séparez les projets et leurs sources. Un contexte ancien peut contaminer une nouvelle production.

Accumuler les règles contradictoires

Lorsque vous changez de préférence, retirez l’ancienne. Une longue liste d’exceptions affaiblit le socle.

Faire confiance à la mémoire seule

Les décisions importantes doivent exister dans un document que vous pouvez relire, versionner et corriger.

Partager des données « au cas où »

La pertinence du contexte se mesure à son utilité, pas à son volume.

Votre prochaine action en moins de 30 minutes

Créez une page intitulée « contexte permanent ».

Remplissez seulement cinq sections : rôle, audience, résultat, ton observable et garde-fous. Ajoutez un exemple de texte que vous aimez avec trois annotations.

Testez ensuite la même petite tâche avec et sans ce contexte. Notez les différences utiles avant d’ajouter quoi que ce soit.

Questions fréquentes

Claude peut-il mémoriser toutes mes préférences ?

Les fonctions disponibles dépendent de l’outil et de sa configuration. Pour les décisions importantes, conservez une source explicite et vérifiable plutôt que de compter uniquement sur une mémoire implicite.

Quelle longueur pour le contexte permanent ?

Assez courte pour être relue rapidement. Si une règle ne change aucune décision ou se rapporte à un seul projet, déplacez-la vers le dossier concerné.

Faut-il créer un projet par client ?

Oui lorsque les informations, sources ou règles diffèrent. Cette séparation réduit les confusions et facilite la gestion des accès et des données.

Comment transmettre son ton ?

Utilisez quelques règles observables et deux ou trois exemples annotés. Précisez ce qu’il faut reproduire et ce qui appartient seulement au contexte de l’exemple.

Que faire si Claude contredit une décision passée ?

Renvoyez vers le journal des décisions, vérifiez qu’il est à jour et demandez à l’IA d’expliquer le conflit. Si une nouvelle information justifie un changement, documentez la nouvelle décision.

Donnez moins de contexte, mais donnez le bon

Configurer Claude ne consiste pas à remplir une mémoire infinie. Il s’agit de construire un environnement de travail dans lequel les bonnes informations apparaissent au bon niveau.

Un socle permanent court, un dossier par projet et un brief précis vous permettent d’obtenir des résultats plus cohérents tout en gardant vos décisions et vos données sous contrôle.

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Chez Hél’IA Freelance, Romain vous aide à organiser le contexte, les règles et les contrôles qui rendent l’IA réellement utile dans votre activité.

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